Datenschutzhinweise für externe Berater & Beraterinnen gemäß Artikel 13 DSGVO

Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

Verantwortlich für die rechtmäßige Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist die Iskander Business Partner GmbH im Besonderen die Abteilungen Freelancer Management und Finance/Controlling.

Datenschutzbeauftragter der Iskander Business Partner GmbH

Herr Ralf Jäger (externer Datenschutzbeauftragter) | datenschutz@i-b-partner.com

Datenkategorien

Die Iskander Business Partner GmbH erhebt, speichert, übermittelt und verwendet verschiedene Arten von Daten von Ihnen (Datenverarbeitung) im Rahmen der Zusammenarbeit. Dies umfasst den gesamten „Lebenszyklus“ unserer Vertragsbeziehung. Das bedeutet, dass Ihre Daten bereits bei der Anbahnung eines konkreten Vertragsverhältnisses (Zeitpunkt der ersten Kontaktaufnahme) bis hin zu dessen Beendigung und teilweise darüber hinaus im Zusammenhang mit der letztlichen
Vertragsabwicklung von Iskander Business Partner GmbH verarbeitet werden.

Im Folgenden werden die verwendeten Datenkategorien beschrieben.

Stamm- und Kontaktdaten
Diese Daten werden benötigt, um mit Ihnen in Kontakt zu treten und Sie zu beauftragen bzw. mit Ihnen einen Vertrag abzuschließen. Hierunter fallen beispielsweise Name, Anschrift, Wohnort, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, aber auch bestehende Aufenthaltsgenehmigungen und Arbeitserlaubnis (sofern erforderlich).

Qualifikationsdaten
Diese Daten geben Aufschluss über Ihre berufliche bzw. fachliche Qualifikation und werden zwangsläufig zur Entscheidung für die Vergabe eines konkreten Auftrags benötigt. Dies betrifft unter anderem: Berufliche Laufbahn, vergangene Anstellungsverhältnisse, Ausbildung, Ausbildungsorte, ggf. Abschlusszeugnisse sowie Zertifikate, ggf. vorhandene Fortbildungen.

Daten im Zusammenhang mit dem CV-Konverter
Bei Nutzung des KI-basierten CV-Konverters verarbeiten wir die in Ihrem Lebenslauf enthaltenen Daten, insbesondere Stamm- und Kontaktdaten, Qualifikationen, berufliche Stationen, Projekterfahrungen, Kenntnisse, Zertifikate, Sprachkenntnisse sowie sonstige von Ihnen bereitgestellte CV-Inhalte. Zusätzlich können technische Daten zur Nutzung des Konverters verarbeitet werden, z. B. Zeitpunkt der Verarbeitung, Dateityp und Verarbeitungsstatus.

Der CV-Konverter kann entweder von Ihnen selbst genutzt werden oder durch berechtigte Mitarbeitende der Iskander Business Partner GmbH für bereits in unserem Datentool Staffitpro erfasste externe Berater & Beraterinnen eingesetzt werden, sofern hierfür eine datenschutzrechtliche Grundlage besteht.

Vertrags- und Bestellungsdaten
Dies sind zum einen diejenigen Daten, die sich auf einen mit Ihnen abgeschlossenen Rahmenvertrag beziehen, also dessen Inhalt, Datum sowie Laufzeit. Zum anderen sind es Daten, die die Grundlage Ihres konkreten Auftrags bzw. Einzelvertrags darstellen. Hierzu zählen: Auftragszeitraum, Auftragsort, Auftragsvolumen, Rollenbeschreibung, Tagessatz sowie etwaige vereinbarte Beauftragungsparameter bzw. Rahmenbedingungen wie bevorzugter Einsatzort, zeitliche Verfügbarkeit, erwarteter Tagessatz, Beauftragungsmodell (nach Aufwand/Time & Material/Festpreis etc.).

Abrechnungsdaten
Dies sind solche Daten, die benötigt werden, um die Abrechnung entsprechend den zugrundeliegenden vertraglichen Regelungen ordnungsgemäß durchführen zu können. Hierzu gehören beispielsweise die Höhe Ihrer Vergütung und das Datum des Vertragsabschlusses. Ebenso fallen Ihre Bankdaten unter diese Datenkategorie, beispielsweise Ihre Bankverbindung.
Weiterhin fallen hierunter all diejenigen Daten, die darüber hinaus zur Abrechnung gegenüber unseren Firmenkunden bzw. Geschäftspartnern & Geschäftspartnerinnen nötig sind. Es handelt sich hierbei insbesondere um diejenigen Daten, die sich aus Ihren Leistungsnachweisen ergeben, z. B. Arbeitszeiten (= Leistungszeitraum) und Arbeits- bzw. Einsatzorte, sowie die unter Ihrer Beteiligung ausgeführten Events-/Kampagnen/-Informationen/-Marketingaktionen im Zusammenhang mit Ihrem Einsatz beim Firmenkunden (=Leistungsvolumen) sowie Ihre Projekt- oder PO-Nummer.

Weitere Datenkategorien
Daneben verarbeiten wir gegebenenfalls noch weitere Daten, die wir unter anderem Ihrem Lebenslauf entnehmen können, z. B. Geburtsdatum, Nationalität, Profilbild bzw. Passfoto, vorhandene Fortbildungen, sowie sonstige Daten, die im Rahmen Ihrer Tätigkeit für uns anfallen, aber keiner der oben beschriebenen Kategorien zugehören.

Bitte stellen Sie uns keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO bereit, soweit diese für die Zusammenarbeit oder CV-Erstellung nicht erforderlich sind. Dazu gehören insbesondere Angaben zu Gesundheit, Religion, politischer Meinung, Gewerkschaftszugehörigkeit, ethnischer Herkunft oder sexueller Orientierung. Insbesondere Dder CV-Konverter ist nicht zur Verarbeitung solcher Daten vorgesehen.

Zweck und Rechtsgrundlage der Verarbeitung sowie Interessensbegründung

Wir verarbeiten Ihre oben beschriebenen Daten zu unterschiedlichen Zwecken die mit der Begründung, der Durchführung oder der Beendigung unseres Vertragsverhältnisses (= Bestellung) einhergehen:

Zur Akquise und Aufnahme in unseren Pool von Beratern & Beraterinnen
Um Sie gegebenenfalls später beauftragen zu können, erheben und speichern wir Daten über Sie, die wir direkt von Ihnen in Form einer Bewerbung, aber auch von Dritten (etwa Kunden/Kundinnen oder andere Berater/Beraterinnen, die Sie empfehlen) erhalten und/oder über öffentliche Quellen recherchiert haben (etwa über LinkedIN oder Xing). Auf Basis dieser Daten kontaktieren wir Sie in Hinblick auf eine mögliche Aufnahme Ihrer Kontaktdaten und Ihres Profils in unseren Pool von Beratern & Beraterinnen.
Umfasst sind Ihre Stamm- und Kontaktdaten sowie die Qualifikationsdaten.

Rechtsgrundlage dafür ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Interessenabwägung, unser Interesse ist die mögliche Anbahnung einer Geschäfts- und Vertragsbeziehung mit Ihnen, um Sie später konkret beauftragen und einsetzen zu können).

Sie müssen der Aufnahme in den Pool von Beratern & Beraterinnen durch Erteilung einer Einwilligung zustimmen, in Folge speichern wir Ihre Kontaktdaten und Ihr Profil in unserem System dauerhaft, um zum Abschluss eines Rahmenvertrags und späterer Einzelverträge im Bedarfsfall auf Sie zukommen zu können. Rechtsgrundlage dafür ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung in die Verarbeitung).

Abschluss und Erfüllung Rahmenvertrag und Einzelbeauftragungen
Für den Fall eines denkbaren konkreten Einsatzes kommen wir auf Sie zu, um – soweit noch nicht vorhanden – einen Rahmenvertrag abzuschließen und Sie im Einzelfall konkret über einen Einzelvertrag für ein Projekt bei einem unserer Firmenkunden und den dortigen Einsatz zu beauftragen („Bestellung“). Im Fall einer Bestellung verarbeiten wir Ihre Daten zur Vertragsdurchführung und deren Kontrolle. Dazu gehört die Datenübermittlung Ihrer erforderlichen Daten an den/die jeweilige/n Kunde/Kundin, die Verwaltung von Beauftragungen und die Abrechnung Ihrer Tätigkeiten (d. h. u. a. Prüfung von Leistungsnachweisen, Time-Sheets und Rechnungen, Begleichung Ihrer Rechnungen).
Umfasst sind Ihre Stamm- und Kontaktdaten, die Qualifikationsdaten, Vertragsdaten und Abrechnungsdaten.

Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung bzw. -durchführung) und zwar in Verbindung mit den mit Ihnen abzuschließenden bzw. abgeschlossenen Rahmen-/Einzelverträgen.

Ferner verarbeiten wir die vorgenannten Daten aus Ihren Beauftragungen zu internen Auswertungen für Steuerungs- wie auch strategische Zwecke. Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. F DSGVO (Interessenabwägung: Unser Interesse ist die interne Steuerung und Auswertung unserer Geschäftskennzahlen, um neue Leistungsangebote für unsere Kunden & Kundinnen zu entwickeln und unsere Planungen durchzuführen).

Nutzung des KI-basierten CV-Konverters
Wir verarbeiten CV-Daten, um Lebensläufe in die von der Iskander Business Partner GmbH vorgegebene CV-Vorlage zu übertragen, zu strukturieren, zu formatieren und gegebenenfalls sprachlich anzupassen. Die Verarbeitung kann durch Sie selbst angestoßen werden oder durch berechtigte Mitarbeitende der Iskander Business Partner GmbH erfolgen, sofern Ihr CV bereits in Staffit erfasst ist und die Verarbeitung im Rahmen der bestehenden Zusammenarbeit, Vertragsanbahnung oder einer entsprechenden Einwilligung zulässig ist.

Der CV-Konverter wird technisch durch die Blue Avenir GmbH betrieben. Der Dienst läuft in der Hostingumgebung der Blue Avenir GmbH über AWS EC2 in Frankfurt am Main, Region eu-central-1. Die KI-Verarbeitung erfolgt über Amazon Bedrock mit Anthropic Claude Sonnet 4.6 unter Nutzung eines EU-Modellprofils.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Anbahnung oder Durchführung eines Vertragsverhältnisses erforderlich ist. Soweit die Verarbeitung der einheitlichen Darstellung, effizienten Bearbeitung und Qualitätssicherung von Beraterprofilen dient, erfolgt sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Sofern die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO Rechtsgrundlage.

Eine Nutzung der CV-Daten zum Training von KI-Modellen findet nicht statt.

Verarbeitung Ihrer Daten zur Anbahnung und zum Abschluss von Verträgen mit unseren Kunden & Kundinnen

Wir verarbeiten und insbesondere übermitteln Ihre Daten auch zur Anbahnung, zum Abschluss und zur Durchführung konkreter bzw. individueller Verträge mit unseren Kunden/Kundinnen bzw. Geschäftspartnern & Geschäftspartnerinnen, also etwa bei konkreter Anforderung von Ihnen als Person durch einen Kunden/einer Kundin oder um Sie im Rahmen einer Projektausschreibung einem Kunden/einer Kundin vorzustellen. Dazu gehört also Datenübermittlung an die Kunden/Kundinnen sowie die Datenverarbeitung im Zusammenhang mit der Abrechnung Ihrer Tätigkeiten bei unserem Kunden/unserer Kundin (d. h. u. a. Prüfung von Leistungsnachweisen, Time-Sheets und Rechnungen zur Abrechnung gegenüber dem Kunden/der Kundin bzw. Geschäftspartnern/Geschäftspartnerinnen).

Betroffen sind auch Ihre Stamm- und Kontaktdaten, die Qualifikationsdaten, Vertragsdaten und Abrechnungsdaten.

Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist ebenfalls Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung bzw. -durchführung) und zwar in Verbindung mit dem mit Ihnen abgeschlossenen Rahmenvertrag und etwaigen Einzelverträgen zum Einsatz bei einem konkreten Kunden/einer konkreten Kundin.

Kommunikation außerhalb konkreter Vertragsbeziehungen
Ferner verarbeiten wir Daten, um Sie nach Aufnahme in unser System unabhängig von einem Rahmenvertrag oder konkreten Einzelverträgen über unsere Events und Aktivitäten, Neuigkeiten, etc. zu informieren oder auf Veranstaltungen einzuladen.
Dies betrifft Ihre Kontaktdaten und Daten zu Ihren Einsätzen (Einsatzort, Name/Firma Kunde/Kundin bzw. Geschäftspartner/Geschäftspartnerin, bei denen Sie bereits eingesetzt wurden; bisherige Teilnahmen an Events oder Marketing-Aktionen).

Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. F DSGVO (Interessenabwägung: Unser Interesse ist, Sie über unsere Aktivitäten zu informieren, damit Sie und wir Verfügbarkeiten planen können, Ihnen und uns die Möglichkeit zu geben, sich besser kennenzulernen, Ihnen berufliche Informations- und Fortbildungsmöglichkeiten in Bezug auf künftige mögliche Einsätze anzubieten und auf Sie über den Pool von Beratern & Beraterinnen im Bedarfsfall kurzfristig zugreifen zu können).

Empfänger bzw. Kategorien von Empfängern

Interne Empfänger:
Je nach Zweck und Notwendigkeit können folgende Abteilungen Zugriff auf die Daten haben oder unternehmensinterne Empfänger sein:

• Führungskräfte / Vorgesetzte
• Recruiting Mitarbeitende
• Backoffice Mitarbeitende
• Account Management
• Freelancer Management
• Finance Mitarbeitende
• IT / technische Administration, soweit dies für Betrieb, Sicherheit, Fehlerbehebung oder Support erforderlich ist

Externe Empfänger:

• Kunden & Kundinnen
• Geschäftspartner & Geschäftspartnerinnen
• Dienstleister (z. B. Banken die unsere Überweisungen ausführen)
• Staffitpro als Datenbank
• Blue Avenir GmbH als technischer Betreiber des CV-Konverters
• Bei Nutzung des CV-Konverters: Amazon Web Services EMEA SARL bzw. verbundene AWS-Gesellschaften als Hosting- und Cloud-Dienstleister, insbesondere für AWS EC2 und Amazon Bedrock
• KI-Dienstleister im Rahmen von Amazon Bedrock, insbesondere Anthropic Claude Sonnet 4.6, soweit für die CV-Konvertierung erforderlich
• Microsoft als Betreiber von MS Sharepoint / OneDrive
• sonstige IT- und technische Dienstleister, soweit dies für Betrieb, Sicherheit, Wartung oder Fehlerbehebung erforderlich ist

Übermittlung in Drittländer

Nach der derzeitigen technischen Ausgestaltung erfolgt der Betrieb des CV-Konverters über AWS EC2 in Frankfurt am Main, Region eu-central-1; die KI-Verarbeitung erfolgt über Amazon Bedrock mit einem EU-Modellprofil. Eine Übermittlung der CV-Inhalte in Drittländer ist nach der derzeitigen Konfiguration nicht vorgesehen.

Soweit im Einzelfall ein Zugriff oder eine Verarbeitung aus Ländern außerhalb der EU bzw. des EWR nicht ausgeschlossen werden kann, erfolgt dies nur bei Vorliegen der datenschutzrechtlichen Voraussetzungen, insbesondere auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission oder geeigneter Garantien wie EU-Standardvertragsklauseln.

Herkunft der Daten

Wir erhalten Ihre Daten in erster Linie von Ihnen selbst, z. B. aus Ihren Bewerbungsunterlagen, Ihrem ausgefüllten Profil oder aus Ihrer Tätigkeit für uns. Dies umfasst auch Daten, die Sie selbst im CV-Konverter hochladen. Soweit berechtigte Mitarbeitende der Iskander Business Partner GmbH den CV-Konverter für bereits in Staffit erfasste externe Beraterinnen und Berater nutzen, stammen die verarbeiteten Daten aus den dort hinterlegten CV- und Profildaten.
Einige personenbezogene Daten werden auch durch individuelle Vergabe, z. B. Vergabe einer Personalnummer, oder automatisch aus unseren IT-Systemen generiert, z. B. beim Anlegen Ihrer Benutzer-ID.
Zum Teil erhalten wir Daten über Sie auch von unseren Kunden & Kundinnen (etwa im Rahmen der Abrechnungen oder Ihres dortigen Einsatzes), im Rahmen der Suche nach passenden Angeboten besuchen wir auch öffentlich zugänglichen Quellen (Xing, LinkedIn, etc.).

Dauer der Aufbewahrung und Speicherung der Daten

Stimmen Sie einer Aufnahme Ihrer Daten in den Pool von Beratern & Beraterinnen nicht zu, löschen wir Ihre Daten im Anschluss.
Nach Aufnahme Ihrer Daten in unser System auf Basis einer Einwilligung löschen wir diese Daten erst wieder, wenn Sie Ihre Einwilligung widerrufen.

Daten über Einzelverträge und Ihre konkreten Einsätze bei Firmenkunden löschen wir nach Beendigung des jeweiligen Einsatzes bzw. Projekts binnen 6 Jahren, Daten betreffend eines Rahmenvertrags maximal nach 10 Jahren nach dessen Beendigung. Abrechnungsdaten speichern wir für die Dauer von 10 Jahren. Vorgenannten Fristen beginnen jeweils mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Vertrag endete oder die Abrechnung erfolgte.

Daten aus einer Kommunikation mit Ihnen außerhalb konkreter Vertragsbeziehungen löschen wir zeitnah.

Hochgeladene Lebensläufe und durch den CV-Konverter erzeugte Dokumente werden von uns nicht dauerhaft gespeichert. Sie werden nur für die Dauer der Konvertierung im Arbeitsspeicher verarbeitet und anschließend verworfen. Ein Training von KI-Modellen auf Basis der hochgeladenen Daten erfolgt nicht.

Soweit ein erzeugtes CV-Dokument anschließend in Staffit, im Beraterpool, in projektbezogenen Unterlagen oder zur Vorstellung gegenüber Kunden/Kundinnen gespeichert wird, gelten die hierfür jeweils genannten Speicher- und Löschfristen.

Automatisierte Entscheidungsfindung

Bei der Verarbeitung Ihrer Daten wird keine automatisierte Entscheidungsfindung gemäß Art. 13 Abs. 2 Nr. f DSGVO eingesetzt.

Dies gilt auch für den KI-basierten CV-Konverter. Der CV-Konverter dient ausschließlich der Formatierung, Strukturierung und sprachlichen Anpassung von CVs. Es erfolgt kein automatisiertes Scoring, Ranking, Matching, keine Eignungsbewertung und keine automatisierte Entscheidung über Einsatz, Beauftragung, Vergütung oder Ablehnung.

Ihre Rechte

Ihnen stehen gemäß DSGVO verschieden Rechte bzgl. Ihrer Daten zu, über die wir Sie im Folgenden informieren:

Recht auf Auskunft gemäß Art. 15 DSGVO
Auf Anforderung teilen wir Ihnen gerne mit, ob und welche Daten über Sie gespeichert sind.

Recht auf Berichtigung der Daten gemäß Art. 16 DSGVO
Sie haben das Recht auf unverzügliche Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten bzw. Ergänzungen unvollständiger Daten zu verlangen.

Recht auf Löschung gemäß Art. 17 DSGVO
Sie haben das Recht die sofortige Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, sofern einer der Gründe gemäß Art. 17 Abs. 1 DSGVO vorliegt und keine weitere Verarbeitung gemäß Art. 17 Abs. 3 DSGVO erforderlich ist.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO
Sie haben das Recht eine Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, sofern einer der Gründe gemäß Art. 18 Abs. 1 DSGVO erfüllt ist.

Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO
Sie haben das Recht, die Sie betreffenden Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format von uns zu erhalten. Sie können diese Daten an andere Stellen übermitteln oder übermitteln lassen. Voraussetzung ist zudem, dass wir diese Daten auf Basis einer Einwilligung oder Vertragsdurchführung verarbeiten und die Verarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt.

Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung gemäß Art. 21 DSGVO
Soweit wir Daten auf Basis einer Interessensabwägung verarbeiten, können Sie gegen diese Verarbeitung Widerspruch erheben. Wir verarbeiten Ihre Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihren Interessen, Rechten und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Recht auf Beschwerde gemäß Art. 77 DSGVO
Sie haben außerdem das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz. Sie können sich dabei auch direkt an die für Iskander Business Partner GmbH zuständige Datenschutzbehörde wenden:
Bayrisches Landesamt für Datenschutzaufsicht, Promenade 27, 91522 Ansbach, poststelle@lda.bayern.de

Sie können sich auch an jede andere Datenschutzaufsichtsbehörde wenden. Ihre Anfrage wird an die zuständige Behörde weitergeleitet.

Bereitstellung Ihrer Daten vorgeschrieben oder erforderlich

Wir klären Sie darüber auf, dass die Bereitstellung personenbezogener Daten zum Teil gesetzlich vorgeschrieben ist (z. B. Steuervorschriften) oder sich auch aus vertraglichen Regelungen (z. B. Angaben zum Vertragspartner) ergeben kann. Für die Aufbewahrung gelten unterschiedliche Fristen, so werden Daten mit steuerrechtlicher Relevanz i. d. R. 10 Jahre, andere Daten nach handelsrechtlichen Vorschriften i. d. R. 6 Jahre aufbewahrt.
Mitunter kann es zu einem Vertragsschluss erforderlich sein, dass eine betroffene Person uns personenbezogene Daten zur Verfügung stellt, die in der Folge durch uns verarbeitet werden müssen. Die betroffene Person ist beispielsweise verpflichtet, uns personenbezogene Daten bereitzustellen, wenn unser Unternehmen mit ihr einen Vertrag abschließt. Eine Nichtbereitstellung der personenbezogenen Daten hätte zur Folge, dass der Vertrag mit dem Betroffenen nicht geschlossen werden könnte.

Die Nutzung des CV-Konverters ist optional und ist als Serviceangebot zu verstehen, wenn ein CV automatisiert in die Vorlage der Iskander Business Partner GmbH übertragen werden soll. Alternativ kann der CV eigenständig in die von der Iskander Business Partner GmbH bereitgestellte Word-Vorlage übertragen werden. Der CV-Konverter kann ohne Bereitstellung der hierfür erforderlichen CV-Daten nicht genutzt werden.

Zukünftige Änderungen

Soweit sich in Zukunft relevante Änderungen ergeben, werden wir Sie proaktiv darüber informieren.