Datenschutzhinweise für externe Berater gemäß Artikel 13 DSGVO

Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

Verantwortlich für die rechtmäßige Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist die Iskander Business Partner GmbH im Besonderen die Abteilungen Freelancer Management und Finance/Controlling.

Datenschutzbeauftragter der Iskander Business Partner GmbH

Herr Ralf Jäger (externer Datenschutzbeauftragter) | datenschutz@i-b-partner.com

Datenkategorien

Die Iskander Business Partner GmbH erhebt, speichert, übermittelt und verwendet verschiedene Arten von Daten von Ihnen (Datenverarbeitung) im Rahmen der Zusammenarbeit. Dies umfasst den gesamten „Lebenszyklus“ unserer Vertragsbeziehung. Das bedeutet, dass Ihre Daten bereits bei der Anbahnung eines konkreten Vertragsverhältnisses (Zeitpunkt der ersten Kontaktaufnahme) bis hin zu dessen Beendigung und teilweise darüber hinaus im Zusammenhang mit der letztlichen
Vertragsabwicklung von Iskander Business Partner GmbH verarbeitet werden.

Im Folgenden werden die verwendeten Datenkategorien beschrieben.

Stamm- und Kontaktdaten
Diese Daten werden benötigt, um mit Ihnen in Kontakt zu treten und Sie zu beauftragen bzw. mit Ihnen einen Vertrag abzuschließen. Hierunter fallen beispielsweise Name, Anschrift, Wohnort, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, aber auch bestehende Aufenthaltsgenehmigungen und Arbeitserlaubnis (sofern erforderlich).

Qualifikationsdaten
Diese Daten geben Aufschluss über Ihre berufliche bzw. fachliche Qualifikation und werden zwangsläufig zur Entscheidung für die Vergabe eines konkreten Auftrags benötigt. Dies betrifft unter anderem: Berufliche Laufbahn, vergangene Anstellungsverhältnisse, Ausbildung, Ausbildungsorte, ggf. Abschlusszeugnisse sowie Zertifikate, ggf. vorhandene Fortbildungen.

Vertrags- und Bestellungsdaten
Dies sind zum einen diejenigen Daten, die sich auf einen mit Ihnen abgeschlossenen Rahmenvertrag beziehen, also dessen Inhalt, Datum sowie Laufzeit. Zum anderen sind es Daten, die die Grundlage Ihres konkreten Auftrags bzw. Einzelvertrags darstellen. Hierzu zählen: Auftragszeitraum, Auftragsort, Auftragsvolumen, Rollenbeschreibung, Tagessatz sowie etwaige vereinbarte Beauftragungsparameter bzw. Rahmenbedingungen wie bevorzugter Einsatzort, zeitliche Verfügbarkeit, erwarteter Tagessatz, Beauftragungsmodell (nach Aufwand/Time & Material/Festpreis etc.)

Abrechnungsdaten
Dies sind solche Daten, die benötigt werden, um die Abrechnung entsprechend den zugrundeliegenden vertraglichen Regelungen ordnungsgemäß durchführen zu können. Hierzu gehören beispielsweise die Höhe Ihrer Vergütung und das Datum des Vertragsabschlusses. Ebenso fallen Ihre Bankdaten unter diese Datenkategorie, beispielsweise Ihre Bankverbindung.
Weiterhin fallen hierunter all diejenigen Daten, die darüber hinaus zur Abrechnung gegenüber unseren Kunden:innen bzw. Geschäftspartner:innen nötig sind. Es handelt sich hierbei insbesondere um diejenigen Daten, die sich aus Ihren Leistungsnachweisen ergeben, z. B. Arbeitszeiten (= Leistungszeitraum) und Arbeits- bzw. Einsatzorte, sowie die unter Ihrer Beteiligung ausgeführten Events-/Kampagnen/-Informationen/-Marketingaktionen im Zusammenhang mit Ihrem Einsatz beim Kunden (=Leistungsvolumen) sowie Ihre Projekt- oder PO-Nummer.

Weitere Datenkategorien
Daneben verarbeiten wir gegebenenfalls noch weitere Daten, die wir unter anderem Ihrem Lebenslauf entnehmen können, z. B. Geburtsdatum, Nationalität, Profilbild bzw. Passfoto, vorhandene Fortbildungen, sowie sonstige Daten, die im Rahmen Ihrer Tätigkeit für uns anfallen, aber keiner der oben beschriebenen Kategorien zugehören.

Zweck und Rechtsgrundlage der Verarbeitung sowie Interessensbegründung

Wir verarbeiten Ihre oben beschriebenen Daten zu unterschiedlichen Zwecken die mit der Begründung, der Durchführung oder der Beendigung unseres Vertragsverhältnisses (= Bestellung) einhergehen:

Zur Akquise und Aufnahme in unseren Berater:innenpool
Um Sie gegebenenfalls später beauftragen zu können, erheben und speichern wir Daten über Sie, die wir direkt von Ihnen in Form einer Bewerbung, aber auch von Dritten (etwa Kund:innen oder andere Berater:innen, die Sie empfehlen) erhalten und/oder über öffentliche Quellen recherchiert haben (etwa über LinkedIN oder Xing). Auf Basis dieser Daten kontaktieren wir Sie in Hinblick auf eine mögliche Aufnahme Ihrer Kontaktdaten und Ihres Profils in unseren Berater:innenpool.
Umfasst sind Ihre Stamm- und Kontaktdaten sowie die Qualifikationsdaten.

Rechtsgrundlage dafür ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Interessenabwägung, unser Interesse ist die mögliche Anbahnung einer Geschäfts- und Vertragsbeziehung mit Ihnen, um Sie später konkret beauftragen und einsetzen zu können).

Sie müssen der Aufnahme in den Berater:innenpool durch Erteilung einer Einwilligung zustimmen, in Folge speichern wir Ihre Kontaktdaten und Ihr Profil in unserem Pool dauerhaft, um zum Abschluss eines Rahmenvertrags und späterer Einzelverträge im Bedarfsfall auf Sie zukommen zu können. Rechtsgrundlage dafür ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung in die Verarbeitung).

Abschluss und Erfüllung Rahmenvertrag und Einzelbeauftragungen
Für den Fall eines denkbaren konkreten Einsatzes kommen wir auf Sie zu, um – soweit noch nicht vorhanden – einen Rahmenvertrag abzuschließen und Sie im Einzelfall konkret über einen Einzelvertrag für ein Projekt bei einem unserer Kund:innen und den dortigen Einsatz zu beauftragen („Bestellung“). Im Fall einer Bestellung verarbeiten wir Ihre Daten zur Vertragsdurchführung und deren Kontrolle. Dazu gehört die Datenübermittlung Ihrer erforderlichen Daten an den/die jeweilige/n Kunde/Kundin, die Verwaltung von Beauftragungen und die Abrechnung Ihrer Tätigkeiten (d. h. u. a. Prüfung von Leistungsnachweisen, Time-Sheets und Rechnungen, Begleichung Ihrer Rechnungen).
Umfasst sind Ihre Stamm- und Kontaktdaten, die Qualifikationsdaten, Vertragsdaten und Abrechnungsdaten.

Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung bzw. -durchführung) und zwar in Verbindung mit den mit Ihnen abzuschließenden bzw. abgeschlossenen Rahmen-/Einzelverträgen.

Ferner verarbeiten wir die vorgenannten Daten aus Ihren Beauftragungen zu internen Auswertungen für Steuerungs- wie auch strategische Zwecke. Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. F DSGVO (Interessenabwägung: Unser Interesse ist die interne Steuerung und Auswertung unserer Geschäftskennzahlen, um neue Leistungsangebote für unsere Kund:innen zu entwickeln und unsere Planungen durchzuführen).

Verarbeitung Ihrer Daten zur Anbahnung und zum Abschluss von Verträgen mit unseren Kund:innen

Wir verarbeiten und insbesondere übermitteln Ihre Daten auch zur Anbahnung, zum Abschluss und zur Durchführung konkreter bzw. individueller Verträge mit unseren Kund:innen bzw. Geschäftspartner:innen, also etwa bei konkreter Anforderung von Ihnen als Person durch einen Kunden/einer Kundin oder um Sie im Rahmen einer Projektausschreibung einem Kunden/einer Kundin vorzustellen. Dazu gehört also Datenübermittlung an die Kund:innen sowie die Datenverarbeitung im Zusammenhang mit der Abrechnung Ihrer Tätigkeiten bei unserem Kunden/unserer Kundin (d. h. u. a. Prüfung von Leistungsnachweisen, Time-Sheets und Rechnungen zur Abrechnung gegenüber dem Kunden/der Kundin bzw. Geschäftspartner:innen).
Betroffen sind auch Ihre Stamm- und Kontaktdaten, die Qualifikationsdaten, Vertragsdaten und Abrechnungsdaten.

Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist ebenfalls Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung bzw. -durchführung) und zwar in Verbindung mit dem mit Ihnen abgeschlossenen Rahmenvertrag und etwaigen Einzelverträgen zum Einsatz bei einem konkreten Kunden/einer konkreten Kundin.

Kommunikation außerhalb konkreter Vertragsbeziehungen
Ferner verarbeiten wir Daten, um Sie nach Aufnahme in unseren Berater:innenpool unabhängig von einem Rahmenvertrag oder konkreten Einzelverträgen über unsere Events und Aktivitäten, Neuigkeiten, etc. zu informieren oder auf Veranstaltungen einzuladen.
Dies betrifft Ihre Kontaktdaten und Daten zu Ihren Einsätzen (Einsatzort, Name/Firma Kund:in bzw. Geschäftspartner:in, bei denen Sie bereits eingesetzt wurden; bisherige Teilnahmen an Events oder Marketing-Aktionen).

Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. F DSGVO (Interessenabwägung: Unser Interesse ist, Sie über unsere Aktivitäten zu informieren, damit Sie und wir Verfügbarkeiten planen können, Ihnen und uns die Möglichkeit zu geben, sich besser kennenzulernen, Ihnen berufliche Informations- und Fortbildungsmöglichkeiten in Bezug auf künftige mögliche Einsätze anzubieten und auf Sie über den Berater:innenpool im Bedarfsfall kurzfristig zugreifen zu können).

Empfänger bzw. Kategorien von Empfängern

Interne Empfänger:
Je nach Zweck und Notwendigkeit können folgende Abteilungen Zugriff auf die Daten haben oder unternehmensinterne Empfänger sein:

• Führungskräfte / Vorgesetzte
• Recruiting-Mitarbeiter:innen
• Backoffice-Mitarbeiter:innen
• Account-Manager:innen
• Freelancer Management
• Mitarbeiter:innen Finanzen

Externe Empfänger:

• Kund:innen
• Geschäftspartner:innen
• Dienstleister:innen (z. B. Banken die unsere Überweisungen ausführen)

Herkunft der Daten

Wir erhalten Ihre Daten in erster Linie von Ihnen selbst, z. B. aus Ihren Bewerbungsunterlagen, Ihrem ausgefüllten Profil oder aus Ihrer Tätigkeit für uns. Einige personenbezogene Daten werden auch durch individuelle Vergabe, z. B. Vergabe einer Personalnummer, oder automatisch aus unseren IT-Systemen generiert, z. B. beim Anlegen Ihrer Benutzer-ID.
Zum Teil erhalten wir Daten über Sie auch von unseren Kund:innen (etwa im Rahmen der Abrechnungen oder Ihres dortigen Einsatzes), im Rahmen der Suche nach passenden Angeboten besuchen wir auch öffentlich zugänglichen Quellen (Xing, LinkedIn, etc.).

Dauer der Aufbewahrung und Speicherung der Daten

Stimmen Sie einer Aufnahme Ihrer Daten in den Berater:innenpool nicht zu, löschen wir Ihre Daten im Anschluss.
Nach Aufnahme Ihrer Daten in den Berater:innenpool auf Basis einer Einwilligung löschen wir diese Daten erst wieder, wenn Sie Ihre Einwilligung widerrufen.

Daten über Einzelverträge und Ihre konkreten Einsätze bei Kund:innen löschen wir nach Beendigung des jeweiligen Einsatzes bzw. Projekts binnen 6 Jahren, Daten betreffend eines Rahmenvertrags maximal nach 10 Jahren nach dessen Beendigung. Abrechnungsdaten speichern wir für die Dauer von 10 Jahren. Vorgenannten Fristen beginnen jeweils mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Vertrag endete oder die Abrechnung erfolgte.

Daten aus einer Kommunikation mit Ihnen außerhalb konkreter Vertragsbeziehungen löschen wir zeitnah.

Automatisierte Entscheidungsfindung

Bei der Verarbeitung Ihrer Daten wird keine automatisierte Entscheidungsfindung gemäß Art. 13 Abs. 2 Nr. f DSGVO eingesetzt.

Ihre Rechte

Ihnen stehen gemäß DSGVO verschieden Rechte bzgl. Ihrer Daten zu, über die wir Sie im Folgenden informieren:

Recht auf Auskunft gemäß Art. 15 DSGVO
Auf Anforderung teilen wir Ihnen gerne mit, ob und welche Daten über Sie gespeichert sind.

Recht auf Berichtigung der Daten gemäß Art. 16 DSGVO
Sie haben das Recht auf unverzügliche Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten bzw. Ergänzungen unvollständiger Daten zu verlangen.

Recht auf Löschung gemäß Art. 17 DSGVO
Sie haben das Recht die sofortige Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, sofern einer der Gründe gemäß Art. 17 Abs. 1 DSGVO vorliegt und keine weitere Verarbeitung gemäß Art. 17 Abs. 3 DSGVO erforderlich ist.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO
Sie haben das Recht eine Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, sofern einer der Gründe gemäß Art. 18 Abs. 1 DSGVO erfüllt ist.

Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO
Sie haben das Recht, die Sie betreffenden Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format von uns zu erhalten. Sie können diese Daten an andere Stellen übermitteln oder übermitteln lassen. Voraussetzung ist zudem, dass wir diese Daten auf Basis einer Einwilligung oder Vertragsdurchführung verarbeiten und die Verarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt.

Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung gemäß Art. 21 DSGVO
Soweit wir Daten auf Basis einer Interessensabwägung verarbeiten, können Sie gegen diese Verarbeitung Widerspruch erheben. Wir verarbeiten Ihre Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihren Interessen, Rechten und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Recht auf Beschwerde gemäß Art. 77 DSGVO
Sie haben außerdem das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz. Sie können sich dabei auch direkt an die für Iskander Business Partner GmbH zuständige Datenschutzbehörde wenden:
Bayrisches Landesamt für Datenschutzaufsicht, Promenade 27, 91522 Ansbach, poststelle@lda.bayern.de

Sie können sich auch an jede andere Datenschutzaufsichtsbehörde wenden. Ihre Anfrage wird an die zuständige Behörde weitergeleitet.

Bereitstellung Ihrer Daten vorgeschrieben oder erforderlich

Wir klären Sie darüber auf, dass die Bereitstellung personenbezogener Daten zum Teil gesetzlich vorgeschrieben ist (z. B. Steuervorschriften) oder sich auch aus vertraglichen Regelungen (z. B. Angaben zum Vertragspartner) ergeben kann. Für die Aufbewahrung gelten unterschiedliche Fristen, so werden Daten mit steuerrechtlicher Relevanz i. d. R. 10 Jahre, andere Daten nach handelsrechtlichen Vorschriften i. d. R. 6 Jahre aufbewahrt.
Mitunter kann es zu einem Vertragsschluss erforderlich sein, dass eine betroffene Person uns personenbezogene Daten zur Verfügung stellt, die in der Folge durch uns verarbeitet werden müssen. Die betroffene Person ist beispielsweise verpflichtet, uns personenbezogene Daten bereitzustellen, wenn unser Unternehmen mit ihr einen Vertrag abschließt. Eine Nichtbereitstellung der personenbezogenen Daten hätte zur Folge, dass der Vertrag mit dem Betroffenen nicht geschlossen werden könnte.

Zukünftige Änderungen

Soweit sich in Zukunft relevante Änderungen ergeben, werden wir Sie proaktiv darüber informieren.