München, 16.02.2015. Der Bedarf nach mehr Mobilität und Flexibilität in der Arbeitswelt ist in den letzten Jahren rapide gestiegen. Nicht zuletzt durch mobile Geräte wie Smartphones und Tablets wurde die Grundlage geschaffen, die Arbeit vom Schreibtisch im Unternehmen zu entkoppeln. Smart Collaboration-Lösungen wie der Fernzugriff auf Firmenserver und E-Mail oder Telepresence-Systeme werden daher immer wichtiger. Eine Studie des Beratungsunternehmens Iskander Business Partner auf Unternehmens- und Anbieterseite zeigt: Obwohl die heute bereits vorhandene Technik eine Vielzahl von Einsatzmöglichkeiten bietet, schöpft kaum ein Unternehmen das Potenzial voll aus, die Zusammenarbeit im Unternehmen oder mit Kunden und Partnern effizienter zu gestalten. Die Gründe liegen dabei laut den Experten sowohl auf Kunden- als auch auf Anbieterseite. Im aktuellen Whitepaper“Smart Collaboration“zeigen die Autoren Cathrin Schröder und Stefan Manahl die wichtigsten Ergebnisse und geben Handlungsempfehlungen für Unternehmen und Telekommunikationsanbieter.
In der Untersuchung wurden zum einen über 380 Unternehmen mit mehr als 30 Mitarbeitern befragt, welche Smart Collaboration-Tools dort zum Einsatz kommen. Zum anderen wurden bei fünf Telekommunikationsunternehmen im Rahmen eines Testkaufs Angebote anhand einer beispielhaften Anfrage eingeholt. Die Umfrage unter den Unternehmen ergab: 88 % nutzen bereits Smart Collaboration-Lösungen. Die Schwerpunkte liegen dabei vor allem in Werkzeugen für mobiles Arbeiten sowie virtuelle Besprechungen. „Dabei haben wir festgestellt, dass sich ein Großteil der Unternehmen bisher nur auf einfache bzw. isolierte Technologien beschränkt wie dem Zugriff auf E-Mails von unterwegs oder Telefonkonferenzen. Viele erweiterte Funktionalitäten werden noch gar nicht verwendet“, berichtet Stefan Manahl, Unternehmensberater bei Iskander Business Partner. Für erweiterte Dienstleistungen sehen die meisten Unternehmen keinen Nutzen oder die Implementierung in bestehende Unternehmenssysteme erscheint für sie zu komplex. „Die Anbieter solcher Services müssen daher noch mehr Wert darauf legen, die Vorteile ihrer Lösungen klar darzustellen. Gleichzeitig muss die Komplexität der Umsetzung reduziert werden, beispielsweise durch Beratungs- und Implementierungsdienstleistungen“, fordert Stefan Manahl. „Gerade Telekommunikationsanbieter wären dazu prädestiniert, ihr Internet-Angebot durch solche Zusatz-Services aufzuwerten.“ Zu hohe Kosten oder eine zu aufwändige Umsetzung scheinen dagegen seltener ein Hindernis für die Einführung der Technologien in den Unternehmen zu sein.
Telekommunikationsanbieter verschenken Gewinnpotenzial
Während der Testkäufe wurde jedoch deutlich, dass sich die Telekommunikationsanbieter immer noch zu sehr auf ihre Kernleistungen wie die Bereitstellung einer Datenleitung oder einer möglichst großen Bandbreite fokussieren. „Keines der untersuchten Telekommunikationsunternehmen bietet Smart Collaboration-Lösungen pro-aktiv an“, stellt Cathrin Schröder, Unternehmensberaterin bei Iskander Business Partner fest. „Wenn sie sich jedoch als umfassender Anbieter für Kommunikation und Smart Collaboration positionieren und diese Leistungen auch aktiv beim Kunden vermarkten, können sie dieses bisher verschenkte Gewinnpotenzial nutzen. Die Unternehmen auf der anderen Seite profitieren von einem vollständigen Service aus einer Hand.“
Die Anbieter schafften es während der Testkäufe zudem nicht, den Gesamtbedarf eines Unternehmens zu erfassen. Wichtige Entscheidungsparameter wurden nicht abgefragt, sodass die Angebote nicht auf das anfragende Beispielunternehmen zugeschnitten waren. Eine Bedarfsanalyse kann hier beiden Seiten helfen, frühzeitig zu erkennen, was wirklich gebraucht wird und welche Funktionen einer Smart Collaboration-Lösung eine tatsächliche Arbeitserleichterung und Effizienzsteigerung schaffen. „Das Beratungs-Know-how der Anbieter ist hier stärker gefragt denn je“, sagt Cathrin Schröder. „Statt rein auf technische Parameter sollten die Angebote daher auf die konkreten Anwendungsfälle im Unternehmen bezogen werden.“
Ungenutztes Potenzial für mehr Effektivität
Erst wenn die Unternehmen genau die Werkzeuge für sich nutzen, die auch wirklich zu ihrem Bedarf passen, schöpfen sie das volle Potenzial von Smart Collaboration aus, wie Cathrin Schröder verdeutlicht: „Smart Collaboration ist mehr als eine Telefonkonferenz oder der Fernzugriff auf E-Mails. Es geht darum, die Arbeit von zuhause oder von unterwegs aus genauso effizient zu gestalten und dieselben Möglichkeiten zu bieten als im Büro.“ Beispiele dafür sind die mobile Arbeitszeiterfassung per App oder Instant Messaging-Tools, die die Kommunikation und damit die Produktivität der Mitarbeiter verbessern. „Vergleichsstudien zeigen, dass Smart Collaboration-Lösungen die Produktivität der Mitarbeiter zwischen 5 und 15Prozent und gleichzeitig die Mitarbeiterzufriedenheit um 10 bis 20Prozent steigern können.“, stellt Stefan Manahl fest.
